会前 

1. 与会务委托方洽谈 

首先，用面谈及其他方式与委托方进行初步沟通，搜集资料，来了解委托方背景文化等；其次，确认委托方高阶主管对此次活动的期许及愿景。 

2. 提供会务方案及议价 

针对委托方需求提出预案供选择（包含就会务场地、餐饮场所、菜谱样式、会务交通、接待流程等方面达成一致意见）。 

3. 场地考察 

安排委托方代表到目的地考察酒店、会务场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。 

4. 确认方案签订协议，预付定金 

这个时间需要的是耐心与细致——双方共同推敲设想的流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议，预付定金。 

5. 会务安排实施 

严格而又人性化地执行协议，是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会务的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。 

会中 

1. 会前接待——准备好会务所需要的会务资料，会务用品，会务演讲稿等会务相关物品。 

2. 会务接待——专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等服务。提前做好酒店、会务室布置（如宣传聘制作、背景板制作、会场绿化、摆放欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等）。 

3. 会务室——专人到会务室检查会务室条幅、灯光、音响、茶饮等。 

4. 客房——房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。 

5. 餐厅——用餐时间、用餐标准及特殊客人（少数民族）的确认。 

6. 娱乐——娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 

7. 旅游——旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。 

8. 交通——车辆预订、人数及线路确认。 

会后 

1. 资料——会后资料用品整理、通讯录制作、合影留念，提供文秘服务及相关服务（如资料印刷、打字复印、翻译服务……礼品推荐及采购等）。 

2. 结账——提前列出消费明细汇总表，提供会务过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。 

3. 反馈、总结、客服——定期回访和最新资讯反馈。